Kegiatan Penataan Administrasi Pemerintahan Desa Bancak Oleh Mahasiswa KKN UIN Salatiga

Kegiatan Penataan Administrasi Pemerintahan Desa Bancak Oleh Mahasiswa KKN UIN Salatiga Tahun 2024

Kegiatan penataan administrasi pemerintah desa bancak yang dilakukan oleh mahasiswa KKN UIN Salatiga pada hari selasa dan Rabu tanggal 23 sampai 24 Januari 2024 yang bertujuan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika asrip dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat dengan mudah segera ditemukan.

Di kelurahan Bancak kami mahasiswa UIN mengelola, menata dan mengolah arsip dokumen dari tahun 2007 hingga 2023 yang mana berisi Surat Pertanggung Jawaban setiap tahun, surat perundang-undangan desa, kemudian peraturan desa, Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa, Bagian Hasil Pendapatan Pajak dan Retribusi Daerah Desa Bancak, Dana Desa, Alokasi Dana Desa, Buku Materi Pelatihan, Buku Kas Desa, Buku Induk Penduduk Desa, Buku Data Transmigrasi DPT Desa Bancak dan Kumpulan surat keputusan kepala Desa.

Dunia kearsipan bekembang sedemikian cepat baik dari aspek keilmuan maupun aspek teknis yang menyertainya. Bahkan saat ini pengembangan sistem kearsipan sudah memasuki masa transisi antara sistem yang berbasis kertas maupun sistem yang berbasis elektronik. Di beberapa negara umumnya arsip hanya sekedar dilihat dari fisik sebagai kertas biasa bukan dilihat dari kandungan informasinya. Mau disimoan tidak tahu caranya sehingga memunpuk digudang-gudang, mau disusutkan karena belum sepenuhnya mengetahui cara menyusutkan yang benar akibatnya ketika seorang pemimpin atau manager atau yang berkepentingan mmebutuhkan informasi yang terekam dalam arsip sulit ditemukan, atau bahkan hilang. Masalah ini akan terus bertambah bila pegawai arsip merasa dirinya dianggap senagai orang buangan ataupun sebagai penjaga gudang bukan sebagai pengelola informasi.

Tata kelola arsip yang efisien dan efektif tentu hanya akan membawa dampak positif bagi unit kerjadimana salah satu tugas negara adalah memastikan arsip negara dapat terlindungi dan terselamatkan untuk kepentingan negara. Sebagaimana yang diatur dalam undang-undang nomer 1 tahun 2004 tentang perbendaharaan negara pada pasal 52 yang berbunyi “Setiap orang dan / badan yang menguasai dokumen yang berkaitan dengan perbendaharaan negara wajib menatausahakan dan memelihara dokumen tersebut dengan baik sesuai perundang-undangan yang berlaku”.

Berkaitan dengan arsip yang dimiliki dimana meruoakan arsip yang dihasilkan dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara, arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa negara dan pemerintah yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.

Secara umum arsip berfungsi sebagai alat informasi dan alat bukti yang bisa digunakan untuk masa mendatang arsip dapat dibedakan berdasarkan fungsinya, antara lain:

1. Arsip dinamis

Dibagi menjadi dua jenis arsip aktif (masih dapat digunakan terus menerus untuk kelangsungan pekerjaan unit penelolaaan suatu lembaga dan frekuensi penggunaan yang tinggi) sementara arsip in aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya menjadi tanggung jawab unit kearsipan dan dilaksanakan untuk menjadi bukti fisik yang aman dengan jangka waktu penyimpanan yang relatif lama).

2. Arsip statis

Merupakan arsip yang dibuat dan dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, informasi dan kebuktian yang telah habis masa retensinya kemudian dipermanenkan pada lembaga kearsipan.

Setiap pemerintah desa pasti mempunyai keajiban memberikan layanana kebutuhan masyarakat yang harus melalui administrasi desa. Kita sering melihat banyak orang merekam perilaku informasi yang dilakukan beberapa alasan mereka melakukan hal tiu diantranya adalah untuk alasan sosial ekonomi hukum dan pribadi. Demikian juga di pemerintah Desa Bancak pasti terjadi transakasi keuangan yang menggunakan dana baik dari kas desa, APBD, maupun APBDes. Ketika terjadi proses transaksi tentu menghasilkan data pertangungjawaban oleh karena itu pemerintah Desa Bancak melaksanakan kegiatan perlu pendomunetasian sebagai bukti yang tercipta. Pendokumentasian ini sangat penting untuk memudahkan ingatan kita yang terbatas. Perangkat desa sering berhubungan dengan masyarakat hanya dengan ucapan lisan. maka perlunya dokumentasi seperti foto, rekam video, film maupun bentuk konvensional kertas.